Menjual secara kredit bisa menarik pembeli dan menaikkan omset. Namun omset tinggi tersebut percuma saja jika tidak bisa ditagih. Ketahui cara-cara mencegah kredit macet.
Salah satu cara untuk menarik pelanggan adalah dengan menjual secara kredit. Bagi pembeli cara ini cukup menguntungkan karena pembayaran bisa diatur sesuai dengan kondisi kas. Sedangkan bagi penjual, penjualan kredit bisa menaikkan omset.
Namun demikian omset penjualan yang tinggi tidak berarti apa-apa jika tidak bisa ditagih dalam bentuk uang tunai. Bagaimana pun tujuan manajemen keuangan bukan hanya meraih laba, lebih penting lagi adalah mendapatkan uang tunai untuk membiayai operasional perusahaan.
Resiko penjualan kredit adalah tagihan macet atau lebih parah lagi: tak terbayarkan. Untuk menghindari perusahaan dari bencana kredit macet, berikut beberapa tips yang mungkin berguna bagi anda.
1. Buat perjanjian jual beli yang jelas dan lengkap
Jika membuat perjanjian dianggap terlalu ribet, anda bisa menggantinya dengan sistem PO (Purchase Order) yang memuat termin pembayaran secara jelas, lengkap dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.
2. Tagih tepat waktu
Segera setelah transaksi dilakukan, siapkan dan kirim invoice atau tagihan. Pertimbangkan waktu yang dibutuhkan pembeli untuk menyiapkan pembayaran. Setidaknya, kirim tagihan satu atau dua minggu sebelum jatuh tempo.
3. Lengkapi tagihan dengan dokumen pendukung transaksi
Lengkapi tagihan dengan PO, surat jalan (delivery order), tanda terima barang yang ditandatangani oleh pembeli. Semakin lengkap, semakin kuat penagihan anda.
4. Cantumkan tanggal jatuh tempo yang jelas dan pasti di invoice
Invoice harus mencantumkan dengan jelas tanggal jatuh tempo, misal: 15 Juli 2012. Ini lebih baik dibandingkan dengan menuliskan, “2 minggu setelah pengiriman barang”.
5. Catat setiap tagihan dalam buku piutang
Bila perlu gunakan sistem akuntansi terkomputerisasi agar anda bisa mengontrol umur piutang (aging schedule), tanggal jatuh tempo dan piutang yang telah lewat jatuh tempo atau terlambat bayar.
6. Secara berkala kirimkan statement of account atau daftar invoice kepada pelanggan
Ini bukan untuk menagih, melainkan cara untuk mengonfirmasi bahwa catatan anda sama dengan catatan di buku pelanggan.
7. Mintakan konfirmasi rencana pembayaran pelanggan satu atau dua hari sebelum jatuh tempo
Selain untuk mengingatkan, ini berguna untuk memastikan rencana penerimaan kas anda.
8. Lakukan “reminder” bagi tagihan yang telah lewat tanggal jatuh tempo
Anda bisa melakukannya secara lisan, telepon maupun surat tertulis, misal setiap seminggu sekali. Siapkan alternatif penyelesaian tagihan bila pelanggan tidak bisa memenuhi kewajibannya.
9. Sanksi bagi pelanggan yang tidak membayar tepat waktu
Saat menyiapkan perjanjian, sepakati klausul mengenai sanksi bila pelanggan tak memenuhi kewajibannya. Misal, denda, bunga, penghentian pengiriman sementara, sampai proses pengadilan.
Meski anda telah menerapkan semua tips di atas, mungkin selalu ada saja pelanggan yang nakal. Oleh karena itu, first thing first, sangat penting untuk melakukan tansaksi hanya dengan pelanggan yang memiliki karakter bisa dipercaya dan track record bagus. Jangan ragu-ragu untuk mencari tahu latar belakang serta memeriksa kondite pelanggan anda.
