Bila atasan anda adalah orang yang sangat sibuk, beliau pasti sulit untuk ditemui. Anda perlu mensiasati jika ingin menemui beliau.
Atasan memang selalu sibuk. Anda harus maklum. Mereka bekerja mulai pagi hari, sebelum anda bangun, sampai larut malam. Ruang kerja mereka bukan hanya di kantor. Mereka juga bekerja di lapangan golf, di atas pesawat bahkan di ruang karaoke, bila perlu. Tidak mudah bagi anda untuk meminta sedikit waktu mereka.
Bagi atasan, waktu sangatlah berharga. Untuk menemui atasan yang sangat sibuk, anda harus memutar otak agar tidak menyia-nyiakan waktu beliau. Berikut beberapa tips menemui atasan yang selalu sibuk. Semoga berhasil.
1. Persiapan, persiapan dan persiapan.
Apa pun masalahnya, langkah awal terbaik adalah persiapan. Sekali lagi, persiapkan diri anda sebaik-baiknya. Pelajari semua bahan yang diperlukan. Baca dengan teliti. Susun dokumen yang dibutuhkan dan urutkan secara rapi. Rumuskan pendapat anda sejelas mungkin. Antisipasi kemungkinan-kemungkinan yang muncul.
2. Tulis poin-poin yang ingin anda sampaikan.
Siapkan poin-poin bahan pertemuan anda secara tertulis. Gunakan ini sebagai penuntun agar pertemuan berjalan cepat dan teratur. Bila perlu sampaikan poin-poin tertulis itu pada beliau. Atasan akan sangat menghargai karena anda tidak membuang-buang waktunya.
3. Usahakan datang dengan pemecahan, bukan masalah.
Bila anda datang dengan masalah, anda juga harus datang dengan solusi. Jangan anggap masalah anda menjadi masalah atasan anda juga. Anda dibayar untuk memecahkan masalah anda. Bila perlu, anda bisa mengesankan atasan dengan menawarkan pemecahan bagi masalah beliau.
4. Bila benar-benar bermasalah, pastikan anda keluar dengan jawaban.
Bila anda benar-benar harus datang dengan masalah, maka pastikan anda keluar dari ruangan atasan dengan mendapatkan jawaban yang tegas. Persiapkan pertanyaan atau hal-hal yang memerlukan keputusan atasan. Anda bisa membantu atasan dengan menyiapkan berbagai alternatif jawaban.
5. Siapkan agenda yang jelas.
Jika anda telah siap dengan berbagai bahan yang dibicarakan, Susun agenda pertemuan. Pastikan anda melibatkan rekan kerja yang dianggap perlu hadir. Kemudian bicarakan hal itu dengan sekretaris atasan. Mungkin jadwal atasan tidak mudah diduga. Karena itu atur waktu anda sendiri sebaik-baiknya.
6. Jalin hubungan kerja yang baik dengan sekretaris atasan.
Yang dimaksud hubungan kerja yang baik bukanlah dengan menraktir makan siang. Tetapi, bagaimana anda dan sekretaris atasan bekerja sama untuk mencari cara yang terbaik agar pertemuan dengan atasan berlangsung produktif dan bermanfaat. Anda perlu menyampaikan poin-poin penting pada sekretaris atasan. Bagaimana pun, sekretaris adalah orang yang paling tahu perihal atasan anda.
7. Datang tepat waktu dan gunakan waktu setepatnya.
Bila saatnya tiba, datanglah tepat waktu. Sebaiknya anda sudah siap di tempat pertemuan lima menit sebelumnya. Terlambat beberapa menit dapat mengakibatkan hilangnya kesempatan. Jangan sampai atasan mengira anda tidak menganggap penting masalah anda..
8. Buat notulen atas pertemuan itu.
Selama pertemuan, catat semua hasil pembicaraan. Anda bisa meminta tolong pada sekretaris atasan. Atau, lebih baik anda lakukan sendiri. Bacakan notulen anda di hadapan atasan. Pastikan tidak terjadi kesalahpahaman antara atasan dan anda. Setelah usai, segera kembali ke kantor dan siapkan hasil pertemuan itu secara tertulis, lalu serahkan pada atasan.
